Commandes fournisseurs

C’est quoi ?

La page Commandes fournisseurs, c’est l’endroit dans Capnio où vous préparez, envoyez et suivez vos commandes de réapprovisionnement auprès de vos fournisseurs. Pensez-y comme un carnet de bons de commande numérique : vous choisissez un fournisseur, vous ajoutez les produits dont vous avez besoin, vous indiquez les quantités, et vous envoyez le tout.

Ce qui rend ce module vraiment puissant, c’est qu’il est connecté à votre stock. Quand vous recevez une livraison et que vous la validez ici, le stock de chaque produit est mis à jour automatiquement. Plus besoin de faire la saisie deux fois.

Capnio garde aussi un historique complet de toutes vos commandes : vous pouvez retrouver n’importe quelle commande passée, savoir ce que vous avez commandé, à qui, quand et à quel prix.

À quoi ça sert ?

• Commander vos produits auprès de vos fournisseurs directement depuis Capnio
• Scanner une facture avec l’appareil photo et laisser l’OCR remplir la commande automatiquement
• Ne rien oublier grâce aux suggestions de produits en stock bas ou en rupture
• Suivre chaque commande du brouillon jusqu’à la réception complète
• Mettre à jour le stock automatiquement quand vous recevez une livraison
• Garder un historique de tout ce que vous avez commandé, à qui et quand
• Filtrer et rechercher vos commandes par statut, fournisseur ou période

Comment ça marche ?

Créer une commande

Il y a deux façons de créer une commande dans Capnio : manuellement ou en scannant une facture.

Méthode manuelle

1. Cliquez sur le bouton + Nouvelle commande en haut de la page

2. Choisissez le fournisseur dans la liste déroulante. Tous les fournisseurs que vous avez enregistrés dans Capnio apparaissent ici. Si votre fournisseur n’est pas dans la liste, ajoutez-le d’abord dans le module Fournisseurs.

3. Ajoutez les produits que vous voulez commander :

   • Cliquez sur Ajouter un produit
   • Sélectionnez le produit dans la liste (seuls les produits liés à ce fournisseur sont proposés)
   • Entrez la quantité souhaitée
   • Le prix unitaire est pré-rempli depuis la fiche fournisseur (vous pouvez le modifier si besoin)
   • Répétez pour chaque produit que vous voulez commander

4. Ajoutez des notes si nécessaire (par exemple : “Livraison avant 10h” ou “Attention produit fragile”)

5. Vérifiez le récapitulatif : la liste de tous les produits, les quantités, les prix unitaires et le total estimé de la commande

6. Enregistrez la commande en brouillon (pour y revenir plus tard) ou envoyez-la directement au fournisseur

Astuce

Capnio vous suggère automatiquement les produits en stock bas ou en rupture quand vous créez une commande. Utilisez ces suggestions pour ne rien oublier dans votre commande.

Scanner une facture (OCR)

C’est la fonctionnalité qui vous fait gagner le plus de temps. Au lieu de saisir chaque produit à la main, vous prenez en photo une facture fournisseur et Capnio remplit la commande automatiquement.

1. Cliquez sur + Nouvelle commande, puis sur le bouton Scanner une facture

2. Prenez en photo la facture de votre fournisseur avec l’appareil photo de votre appareil (téléphone, tablette ou webcam). Assurez-vous que la photo est bien nette et que le texte est lisible.

3. Capnio analyse la photo grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). L’intelligence artificielle lit le texte de la facture et identifie :

   • Le nom du fournisseur (et le sélectionne automatiquement s’il existe dans votre base)
   • Les produits listés sur la facture
   • Les quantités de chaque produit
   • Les prix unitaires

4. Vérifiez les résultats : Capnio vous montre ce qu’il a détecté. Pour chaque ligne, vérifiez que le produit, la quantité et le prix sont corrects. Vous pouvez modifier n’importe quelle information si l’OCR a fait une erreur.

5. Validez la commande. Elle est créée avec toutes les informations extraites de la facture.

Attention

Le scanner OCR fonctionne très bien avec les factures imprimées et lisibles. Pour les factures manuscrites ou les photos floues, les résultats peuvent être moins précis. Prenez toujours le temps de vérifier les informations détectées avant de valider.

Note

Si le fournisseur détecté par l’OCR n’existe pas encore dans Capnio, vous pourrez le créer directement depuis l’écran de vérification sans quitter le processus de commande.

Cycle de vie d’une commande

Chaque commande passe par plusieurs statuts. C’est comme un parcours, du moment où vous la créez jusqu’à ce que vous receviez la livraison :

1. Brouillon

Quand vous créez une commande, elle commence en mode brouillon. C’est votre espace de travail :

• Vous pouvez ajouter et retirer des produits librement
• Vous pouvez modifier les quantités et les prix
• Vous pouvez modifier les notes
• Rien n’est figé, vous êtes tranquille pour préparer votre commande

Le brouillon est affiché avec un badge gris dans la liste des commandes.

2. Envoyée

Quand votre commande est prête, vous la passez en statut Envoyée. Cela signifie :

• Vous avez validé les produits, les quantités et les prix
• La commande est considérée comme envoyée au fournisseur (par email, par téléphone, ou en main propre)
• Vous attendez la livraison

La commande envoyée est affichée avec un badge bleu.

Note

Une fois marquée comme “envoyée”, la commande ne peut plus être modifiée. Si vous devez changer quelque chose, il faudra créer une nouvelle commande.

3. Reçue

Quand le fournisseur vous livre, vous passez la commande en statut Reçue :

• Vous vérifiez que les quantités livrées correspondent à ce que vous aviez commandé
• Vous validez la réception
• Le stock est mis à jour automatiquement dans Capnio
• Des mouvements d’entrée sont créés dans l’historique pour chaque produit

La commande reçue est affichée avec un badge vert.

4. Annulée

Si vous n’avez plus besoin d’une commande (le fournisseur ne peut pas livrer, vous avez trouvé un autre fournisseur, etc.), vous pouvez l’annuler :

• La commande est marquée comme annulée
• Aucun impact sur le stock
• Elle reste visible dans l’historique pour garder une trace

La commande annulée est affichée avec un badge rouge.

Recevoir une livraison

C’est l’étape la plus importante : quand le fournisseur vous livre, vous devez enregistrer la réception dans Capnio pour que le stock soit mis à jour.

1. Ouvrez la commande concernée dans la liste des commandes

2. Cliquez sur le bouton Réceptionner

3. Pour chaque produit de la commande, vérifiez la quantité livrée :

   • Si la quantité livrée correspond exactement à ce que vous aviez commandé, ne changez rien
   • Si le fournisseur a livré moins que prévu, modifiez la quantité reçue
   • Si le fournisseur a livré plus que prévu, vous pouvez aussi ajuster

4. Vous pouvez ajouter un numéro de lot et une date de péremption pour chaque produit (utile pour la traçabilité HACCP)

5. Cliquez sur Valider la réception

Une fois la réception validée :

• Le stock de chaque produit est augmenté automatiquement avec les quantités reçues
• Des mouvements d’entrée sont créés dans le module Mouvements de stock avec la référence de la commande
• La commande passe au statut Reçue (badge vert)

Astuce

Si le fournisseur ne livre qu’une partie de la commande, vous pouvez faire une réception partielle. Indiquez uniquement les quantités effectivement reçues. Vous pourrez enregistrer le reste quand il arrivera.

La page de détail d’une commande

Quand vous cliquez sur une commande dans la liste, vous accédez à sa page de détail. Vous y trouvez :

• Les informations du fournisseur : nom, contact, adresse
• La date de création et la date de dernière modification
• Le statut actuel de la commande
• La liste complète des produits commandés avec les quantités, prix unitaires et sous-totaux
• Le montant total de la commande
• Le nombre de produits et le nombre d’articles (total des quantités)
• Les notes associées à la commande
• Les boutons d’action selon le statut (envoyer, réceptionner, annuler, dupliquer)

Filtrer les commandes

La liste des commandes peut vite devenir longue. Pour retrouver facilement ce que vous cherchez, utilisez les filtres :

Filtre	Ce qu’il fait
Par statut	Afficher uniquement les commandes en brouillon, envoyées, reçues ou annulées
Par fournisseur	Afficher les commandes d’un fournisseur spécifique
Par date	Afficher les commandes sur une période donnée (cette semaine, ce mois, dates personnalisées)
Recherche	Chercher une commande par numéro ou par nom de fournisseur

Questions fréquentes

Je peux commander chez plusieurs fournisseurs en même temps ? Chaque commande est liée à un seul fournisseur. Si vous devez commander chez 3 fournisseurs différents, créez 3 commandes séparées. C’est plus clair pour le suivi et la réception.

Comment le prix total est-il calculé ? Le prix unitaire vient de la fiche produit-fournisseur (configurée dans le module Fournisseurs). Le total de la commande est la somme de chaque ligne : quantité x prix unitaire.

Et si le fournisseur change ses prix ? Mettez à jour le prix dans la fiche du fournisseur. Les prochaines commandes utiliseront le nouveau prix. Les commandes déjà passées gardent l’ancien prix, c’est normal.

Le fournisseur a livré un produit que je n’avais pas commandé, comment faire ? Lors de la réception, vous ne pouvez valider que les produits de la commande. Pour un produit supplémentaire, créez un mouvement d’entrée manuel dans le module Mouvements de stock.

Le scanner OCR ne reconnaît pas ma facture, que faire ? Vérifiez que la photo est nette et bien éclairée. Évitez les ombres et les reflets. Les factures imprimées fonctionnent mieux que les factures manuscrites. Si le problème persiste, créez la commande manuellement.

Je peux dupliquer une ancienne commande ? Oui, ouvrez la commande que vous voulez reproduire et cliquez sur Dupliquer. Une nouvelle commande est créée en brouillon avec les mêmes produits et quantités. Ajustez ce qui a changé et envoyez.

Comment savoir quand il faut passer commande ? Regardez les produits en stock bas sur le Tour de contrôle ou dans la liste des Produits. Capnio vous envoie aussi des notifications quand un produit descend en dessous de son seuil d’alerte.

Astuce

Créez une commande type pour chaque fournisseur avec les produits que vous commandez le plus souvent. Quand c’est le moment de passer commande, dupliquez cette commande type et ajustez simplement les quantités. C’est encore plus rapide si vous utilisez le scanner OCR : prenez en photo le bon de livraison du fournisseur et laissez Capnio vérifier que tout correspond. Vous gagnerez un temps précieux chaque semaine.