Fournisseurs

C’est quoi ?

La page Fournisseurs, c’est votre carnet d’adresses professionnel pour tous les gens qui vous vendent des produits. Que ce soit le boucher, le grossiste en fruits et legumes, le fournisseur d’emballages ou la societe de produits d’entretien : tout le monde est liste ici avec ses coordonnees et ses prix.

Imaginez un repertoire bien organise ou vous retrouvez en 3 secondes le numero de telephone de votre livreur de poisson, le prix de la farine chez deux fournisseurs differents, ou l’email pour passer une commande urgente. C’est exactement ca.

A quoi ca sert ?

• Centraliser toutes les informations de vos fournisseurs au meme endroit
• Comparer les prix d’un meme produit chez differents fournisseurs
• Passer des commandes plus facilement (les produits et les prix sont pre-remplis)
• Garder les coordonnees (telephone, email, adresse) toujours a portee de main
• Savoir quel fournisseur par defaut utiliser pour chaque produit
• Ne jamais perdre une reference ou un contact important

Comment ca marche ?

La liste des fournisseurs

Quand vous ouvrez la page, vous voyez un tableau avec tous vos fournisseurs. Pour chaque fournisseur, vous voyez :

• Le nom de la societe (par exemple “Metro”, “Boucherie Dupont”)
• Le contact principal (le nom de la personne que vous appelez d’habitude)
• Le telephone
• L’email
• L’adresse physique
• Le nombre de produits lies a ce fournisseur
• Le statut (actif ou archive)

Rechercher et filtrer

Vous avez beaucoup de fournisseurs ? Pas de probleme. Utilisez les filtres pour retrouver rapidement celui que vous cherchez :

• Recherche par nom : tapez les premieres lettres du nom de la societe
• Recherche par contact : tapez le nom de la personne que vous cherchez
• Recherche par email : tapez une partie de l’adresse email
• Filtre par statut : voir seulement les fournisseurs actifs ou les archives

Astuce

La recherche fonctionne en temps reel. Des que vous commencez a taper, la liste se filtre automatiquement. Vous n’avez pas besoin d’appuyer sur “Entree”.

Ajouter un fournisseur

1. Cliquez sur + Nouveau fournisseur

2. Remplissez les informations de base :

   • Nom de la societe (obligatoire) : par exemple “Boucherie Dupont” ou “Metro”
   • Contact principal : le nom de la personne que vous appelez d’habitude
   • Telephone : le numero pour passer commande
   • Email : l’adresse pour envoyer les bons de commande
   • Adresse : l’adresse physique du fournisseur

3. Ajoutez des informations complementaires (optionnel) :

   • Notes : des remarques utiles (“livre le mardi et jeudi”, “minimum de commande 100 euros”, etc.)
   • Numero de compte client : votre reference chez ce fournisseur

4. Cliquez sur Enregistrer

Astuce

Ajoutez des notes sur les jours de livraison et les conditions de commande. C’est tres pratique quand quelqu’un d’autre que vous doit passer commande. Par exemple : “Commande avant 14h pour livraison le lendemain” ou “Franco de port a partir de 200 euros”.

Modifier un fournisseur

Les informations changent ? Un fournisseur a un nouveau numero de telephone ou une nouvelle adresse email ? Pas de souci :

1. Cliquez sur le fournisseur dans la liste
2. Cliquez sur Modifier
3. Changez les informations necessaires
4. Cliquez sur Enregistrer

Archiver ou supprimer un fournisseur

Vous ne travaillez plus avec un fournisseur ? Plutot que de le supprimer, archivez-le. L’archivage masque le fournisseur de la liste active, mais il reste dans votre historique. C’est important pour garder la trace de vos anciennes commandes et de vos anciens prix.

Attention

Si vous supprimez un fournisseur au lieu de l’archiver, vous perdez tout l’historique des commandes et des prix lies a ce fournisseur. Preferez toujours l’archivage.

La fiche d’un fournisseur

Quand vous cliquez sur un fournisseur, vous voyez sa fiche complete avec deux parties principales :

Informations

Toutes les coordonnees du fournisseur :

• Nom de la societe
• Contact principal
• Telephone et email
• Adresse
• Notes et remarques
• Numero de compte client

Vous pouvez modifier ces informations a tout moment en cliquant sur Modifier.

Produits & Prix

C’est la liste de tous les produits que ce fournisseur vous vend, avec pour chaque produit :

• Le nom du produit
• La reference fournisseur : le code que le fournisseur utilise dans son propre catalogue
• Le prix unitaire : le prix auquel vous achetez ce produit chez ce fournisseur
• Le conditionnement : comment le produit est vendu (par carton de 6, par sac de 25 kg, a l’unite…)
• Fournisseur par defaut : une coche qui indique si ce fournisseur est le choix principal pour ce produit

Note

Quand un produit est lie a plusieurs fournisseurs, le fournisseur “par defaut” est celui qui sera automatiquement selectionne quand vous creez une commande pour ce produit.

Lier un produit a un fournisseur

Pour dire a Capnio que tel fournisseur vend tel produit :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Allez dans l’onglet Produits & Prix
3. Cliquez sur + Ajouter un produit
4. Selectionnez le produit dans la liste
5. Entrez le prix unitaire chez ce fournisseur
6. Entrez la reference fournisseur (optionnel, mais utile pour les commandes)
7. Indiquez le conditionnement (optionnel)
8. Cochez Fournisseur par defaut si c’est votre fournisseur principal pour ce produit
9. Cliquez sur Enregistrer

Astuce

Vous pouvez aussi lier un fournisseur depuis la fiche produit, dans l’onglet “Fournisseurs”. C’est la meme chose, mais dans l’autre sens. Utilisez le chemin qui vous semble le plus naturel.

Definir le fournisseur par defaut

Chaque produit peut etre vendu par plusieurs fournisseurs, mais un seul est le fournisseur par defaut. C’est celui qui sera automatiquement propose quand vous creez une commande.

Pour changer le fournisseur par defaut d’un produit :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur que vous voulez mettre par defaut
2. Allez dans l’onglet Produits & Prix
3. Trouvez le produit concerne
4. Cochez la case Fournisseur par defaut
5. L’ancien fournisseur par defaut est automatiquement decoche

Comparer les prix

Si un meme produit est vendu par plusieurs fournisseurs, vous pouvez comparer les prix de deux manieres :

• Depuis la fiche produit (onglet Fournisseurs) : vous voyez tous les fournisseurs et leur prix pour ce produit, cote a cote. C’est la vue la plus pratique pour comparer.
• Depuis la fiche fournisseur (onglet Produits & Prix) : vous voyez tous les prix de ce fournisseur pour tous ses produits.

La comparaison de prix vous aide a :

• Trouver le fournisseur le moins cher pour un produit
• Detecter les augmentations de prix d’un fournisseur
• Negocier en ayant des donnees concretes (“Chez votre concurrent, le meme produit est 10% moins cher”)

Attention

Pensez a mettre a jour les prix quand votre fournisseur vous envoie un nouveau tarif. Des prix a jour permettent des calculs de couts fiables dans les fiches techniques et les commandes.

Les boutons et options

Bouton	Ce qu’il fait
+ Nouveau fournisseur	Ajouter un nouveau fournisseur dans votre carnet
Rechercher	Chercher un fournisseur par nom, contact ou email
Modifier	Changer les informations d’un fournisseur
Archiver	Masquer un fournisseur que vous n’utilisez plus (sans le supprimer)
+ Ajouter un produit	Lier un nouveau produit a ce fournisseur avec son prix
Fournisseur par defaut	Definir ce fournisseur comme choix principal pour un produit
Exporter	Telecharger la liste des fournisseurs en fichier Excel ou CSV

Questions frequentes

Je peux avoir plusieurs fournisseurs pour le meme produit ? Oui, c’est meme recommande. Par exemple, si vous achetez de la farine chez Fournisseur A et chez Fournisseur B, ajoutez les deux avec leur prix respectif. Vous pourrez ensuite choisir le moins cher quand vous commandez, ou garder un fournisseur de secours en cas de rupture chez l’autre.

C’est quoi le “fournisseur par defaut” ? C’est le fournisseur qui sera automatiquement propose quand vous creez une commande pour un produit. Si votre farine vient habituellement de Fournisseur A, mettez-le en fournisseur par defaut. Vous pourrez toujours changer au moment de la commande si vous le souhaitez.

Comment supprimer un fournisseur ? Plutot que supprimer, utilisez Archiver. Le fournisseur disparait de la liste active mais reste dans l’historique des commandes passees. C’est important pour garder la trace de vos anciennes transactions.

Le fournisseur a change ses prix, comment mettre a jour ? Allez dans la fiche du fournisseur, onglet Produits & Prix. Cliquez sur le prix que vous voulez modifier, changez-le et enregistrez. Les prochaines commandes utiliseront le nouveau prix. Les commandes deja passees gardent l’ancien prix.

Je peux envoyer une commande directement au fournisseur depuis Capnio ? Oui, quand vous creez une commande dans le module Commandes et que vous cliquez sur “Envoyer”, Capnio peut generer un bon de commande en PDF que vous envoyez par email au fournisseur.

C’est quoi la “reference fournisseur” ? C’est le code que votre fournisseur utilise dans son catalogue pour identifier un produit. Par exemple, votre farine T55 peut avoir la reference “FAR-T55-25K” chez votre grossiste. En notant cette reference, vos bons de commande sont plus clairs et les erreurs de livraison sont reduites.

Je peux importer une liste de fournisseurs ? Pour le moment, les fournisseurs sont ajoutes un par un. Si vous avez beaucoup de fournisseurs a ajouter, commencez par les 5 ou 6 que vous utilisez le plus souvent, puis ajoutez les autres au fur et a mesure.

Astuce

Une fois par trimestre, prenez 30 minutes pour comparer les prix de vos 10 produits les plus utilises chez vos differents fournisseurs. Demandez des devis a un ou deux nouveaux fournisseurs pour ces produits. Parfois, changer un seul fournisseur sur un produit que vous achetez souvent peut vous faire economiser des centaines d’euros par mois. Gardez toujours au moins deux fournisseurs possibles par produit : ca vous protege en cas de rupture chez l’un d’eux, et ca vous donne du pouvoir de negociation.