Planning
C’est quoi ?
Section intitulée « C’est quoi ? »Le module Planning est l’outil qui vous permet de créer et gérer les emplois du temps de vos employés semaine par semaine. Vous voyez qui travaille quel jour, à quelle heure, et à quel poste. C’est un calendrier visuel où chaque colonne représente un jour de la semaine.
À quoi ça sert ?
Section intitulée « À quoi ça sert ? »Ce module vous permet de :
- Planifier les shifts de chaque employé pour la semaine
- Créer des shifts récurrents (même horaire chaque semaine sur plusieurs semaines)
- Voir la couverture horaire de votre établissement d’un coup d’œil
- Envoyer le planning par email à chaque employé (shift individuel, semaine ou mois)
- Suivre les heures planifiées et détecter les dépassements de contrat
- Estimer le coût salarial d’un shift avant de le créer
- Supprimer des shifts facilement avec confirmation
Comment ça marche ?
Section intitulée « Comment ça marche ? »La page Planning
Section intitulée « La page Planning »Quand vous ouvrez le module Planning, vous voyez :
- Un header avec le titre, le sous-titre et un bouton bleu “Nouveau shift”
- Un sélecteur de semaine avec des flèches gauche/droite pour naviguer entre les semaines
- Une grille de 7 jours (lundi à dimanche) montrant tous les shifts planifiés
- Un résumé des employés en bas montrant qui travaille cette semaine et combien de shifts
Naviguer entre les semaines
Section intitulée « Naviguer entre les semaines »- Cliquez sur la flèche gauche pour aller à la semaine précédente
- Cliquez sur la flèche droite pour aller à la semaine suivante
- La date affichée au centre se met à jour (exemple : “Semaine du 14 fév. — 20 fév. 2026”)
La grille hebdomadaire
Section intitulée « La grille hebdomadaire »La grille affiche 7 colonnes, une par jour. Pour chaque jour :
- Le nom du jour est affiché en haut (Lundi, Mardi, etc.)
- Le numéro du jour et le mois sont visibles
- Les shifts planifiés apparaissent sous forme de cartes colorées
Chaque carte de shift montre :
| Élément | Ce qui est affiché |
|---|---|
| Initiale | Première lettre du prénom dans un cercle bleu |
| Prénom | Le prénom de l’employé |
| Horaires | Heure de début — heure de fin (ex : 09:00 - 17:00) |
| Poste | Le poste assigné (si renseigné) |
| Notes | Les notes éventuelles (en italique) |
Créer un shift
Section intitulée « Créer un shift »- Cliquez sur le bouton bleu “Nouveau shift” en haut de la page
- Sélectionnez un employé dans la liste déroulante
- Choisissez entre un shift unique ou un shift récurrent
- Remplissez les horaires (heure de début, heure de fin)
- Ajoutez éventuellement un poste et des notes
- Consultez l’indicateur de coût qui montre les heures et le salaire estimé
- Cliquez sur “Créer le shift”
Shift unique vs shift récurrent
Section intitulée « Shift unique vs shift récurrent »Un shift pour un seul jour :
- Sélectionnez la date du shift
- Indiquez l’heure de début (par défaut 08:00)
- Indiquez l’heure de fin (par défaut 17:00)
- Le shift est créé une seule fois à la date choisie
Le même shift répété sur plusieurs semaines :
- Cochez la case “Shift récurrent”
- Sélectionnez les jours de la semaine (Lun, Mar, Mer, etc.)
- Indiquez la date de début et la date de fin de la période
- Le système affiche : “X shifts seront créés pour cette période”
- Tous les shifts sont créés d’un coup
L’indicateur de coût salarial
Section intitulée « L’indicateur de coût salarial »Quand vous créez un shift, un panneau “Coût salarial du shift” apparaît avec :
| Information | Description |
|---|---|
| Heures déjà planifiées | Les heures déjà attribuées à cet employé |
| Ce shift | Les heures de ce nouveau shift |
| Total après | Le total d’heures après ajout du shift |
| Contrat | Les heures prévues au contrat |
| Barre de progression | Visualisation du % d’utilisation des heures |
La barre change de couleur selon la situation :
| Couleur | Signification |
|---|---|
| Vert | Il reste des heures disponibles |
| Orange | Attention, moins de 10h restantes |
| Rouge | Heures supplémentaires dépassées |
| Gris | Aucun contrat défini pour cet employé |
Si un taux horaire est configuré, le panneau affiche aussi :
- Heures normales × taux = coût
- Heures supplémentaires × taux majoré (ex : 150%)
- Salaire net, salaire brut et coût total employeur
Supprimer un shift
Section intitulée « Supprimer un shift »- Dans la grille hebdomadaire, passez la souris sur le shift
- Cliquez sur l’icône poubelle qui apparaît en haut à droite
- Une fenêtre de confirmation s’affiche : “Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce shift ?”
- Cliquez sur “Supprimer” pour confirmer, ou “Annuler” pour garder le shift
Envoyer le planning par email
Section intitulée « Envoyer le planning par email »Depuis la fiche d’un employé (onglet Shifts), vous pouvez envoyer le planning par email :
Cliquez sur l’icône enveloppe à droite d’un shift dans la table. L’employé reçoit un email avec les détails de ce shift (date, horaires, poste, notes).
Cliquez sur le bouton “Envoyer” en haut de la liste des shifts. L’employé reçoit un email récapitulatif avec tous ses shifts de la semaine, groupés par jour, avec le total des heures.
Passez en vue Mois puis cliquez sur “Envoyer”. L’employé reçoit l’ensemble de ses shifts du mois avec le total des heures et le nombre de shifts.
L’onglet Shifts dans la fiche employé
Section intitulée « L’onglet Shifts dans la fiche employé »Dans le module RH, chaque employé a un onglet Shifts qui affiche :
- Un sélecteur de période (Semaine / Mois) avec navigation
- Des statistiques : nombre total de shifts et heures planifiées
- Une table détaillée avec colonnes : Date, Horaires, Durée, Poste, Notes, Actions
La durée est calculée automatiquement (ex : un shift de 09:00 à 17:00 = 8h).
Boutons et options
Section intitulée « Boutons et options »| Bouton / Option | Ce que ça fait |
|---|---|
| Nouveau shift | Ouvre la page de création de shift |
| Flèche gauche / droite | Navigue entre les semaines |
| Poubelle (sur un shift) | Ouvre la confirmation de suppression |
| Shift récurrent | Active le mode création en série |
| Envoyer | Envoie le planning par email à l’employé |
| Enveloppe (dans la table) | Envoie un seul shift par email |
| Semaine / Mois | Change la période affichée |
| Annuler | Retourne au planning sans créer |
| Créer le shift | Valide et crée le(s) shift(s) |
Exemples concrets
Section intitulée « Exemples concrets »Exemple 1 : Planifier une semaine complète pour un serveur
- Ouvrez le Planning et vérifiez que vous êtes sur la bonne semaine
- Cliquez sur “Nouveau shift”
- Sélectionnez l’employé (ex : Marie Dupont)
- Cochez “Shift récurrent”
- Sélectionnez Lundi à Vendredi
- Dates : du lundi au vendredi de cette semaine
- Horaires : 11:00 — 19:00
- Poste : “Salle”
- Cliquez “Créer le shift” → 5 shifts créés d’un coup
- Envoyez le planning par email depuis la fiche de Marie
Exemple 2 : Gérer un remplacement de dernière minute
- Un employé est absent mardi
- Allez dans le Planning, trouvez le shift de mardi
- Supprimez-le (poubelle → confirmer)
- Créez un nouveau shift pour le remplaçant avec les mêmes horaires
- Envoyez-lui la notification par email
Exemple 3 : Planifier le mois complet pour un temps partiel
- Cliquez “Nouveau shift”
- Sélectionnez l’employé à temps partiel
- Cochez “Shift récurrent”
- Sélectionnez Mardi et Jeudi uniquement
- Dates : du 1er au 28 du mois
- Horaires : 09:00 — 13:00
- L’indicateur de coût montre les heures vs le contrat
- Cliquez “Créer le shift” → 8 shifts créés
Sur la tablette
Section intitulée « Sur la tablette »Les employés peuvent consulter leur planning directement sur la tablette Capnio dans l’établissement. Le planning s’affiche en lecture seule : ils voient leurs shifts à venir avec les dates, horaires et postes assignés.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Comment créer un planning pour toute l’équipe ? Créez les shifts employé par employé. Utilisez les shifts récurrents pour aller plus vite : un employé avec les mêmes horaires chaque semaine se configure en une seule opération.
Peut-on dupliquer le planning de la semaine précédente ? Pas directement. Utilisez les shifts récurrents sur plusieurs semaines pour reproduire un planning régulier.
Les employés reçoivent-ils une notification quand un shift est créé ? Pas automatiquement. Utilisez le bouton “Envoyer” pour leur envoyer le planning par email quand il est finalisé.
Que se passe-t-il si je crée un shift qui dépasse le contrat ? L’indicateur de coût passe en rouge et affiche les heures supplémentaires. Le shift est quand même créé — c’est une alerte, pas un blocage.
L’email de planning est envoyé dans quelle langue ? L’email est actuellement envoyé en français. Les dates et heures sont formatées selon les paramètres régionaux du navigateur.
Peut-on exporter le planning en PDF ? Pas encore directement. Vous pouvez envoyer le planning par email à l’employé, qui peut l’imprimer depuis son email.