Pointages

C’est quoi ?

Le module Pointages est l’endroit où vous voyez toutes les arrivées et tous les départs de vos employés. Chaque fois qu’un employé pointe (sur la tablette, par code PIN, ou via le kiosque web), ça s’enregistre ici. Vous pouvez ensuite valider chaque pointage, voir les photos de pointage et exporter les données pour la paie.

À quoi ça sert ?

Ce module vous permet de :

• Consulter tous les pointages avec les heures d’arrivée et de départ
• Valider ou invalider chaque pointage (contrôle qualité)
• Filtrer par employé, période ou statut (validé, en attente)
• Voir les photos prises lors du pointage (si la caméra est activée)
• Détecter les fermetures automatiques (quand un employé oublie de pointer la sortie)
• Exporter en CSV les pointages d’un employé pour la paie

Comment ça marche ?

La page Pointages

Quand vous ouvrez le module Pointages, vous voyez :

1. Un header avec le titre, un champ de recherche par nom d’employé, et un bouton filtres
2. Un tableau listant tous les pointages avec les colonnes : Employé, Entrée, Sortie, Durée, Méthode, Statut, Actions

Chaque ligne du tableau affiche un pointage complet avec :

Colonne	Ce qui est affiché
Employé	Nom, prénom et poste
Entrée	Date et heure d’arrivée
Sortie	Date et heure de départ, ou badge “En cours” si l’employé est encore présent
Durée	Durée calculée automatiquement (ex : 8h15)
Méthode	”FaceIO” (reconnaissance faciale) ou “Manuel” (code PIN / kiosque)
Statut	Badge vert “Validé” ou orange “En attente”. Si auto-fermé, badge rouge “Auto-fermé”

Filtrer les pointages

Cliquez sur le bouton Filtres pour ouvrir le panneau de filtrage :

• Par employé : sélectionnez un employé spécifique
• Par période : définissez une date de début et de fin
• Par statut : Tous, Validés uniquement, ou En attente

Le champ de recherche en haut filtre également par nom ou prénom d’employé.

Voir le détail d’un pointage

1. Cliquez sur le bouton “Voir détails” (icône œil) dans la colonne Actions
2. Une fenêtre s’ouvre avec les informations complètes :
   • Entrée : date et heure exactes
   • Sortie : date et heure, ou “En cours”
   • Méthode : reconnaissance faciale ou manuel
   • Notes : si des notes ont été ajoutées
   • Photo : la photo prise lors du pointage (si disponible)
3. Depuis cette fenêtre, vous pouvez Valider ou Invalider le pointage

Valider un pointage

1. Ouvrez le détail d’un pointage non validé
2. Vérifiez les informations (heures, photo)
3. Cliquez sur le bouton vert “Valider ce pointage”
4. Le statut passe à “Validé” (badge vert)

Astuce

La validation est utile pour confirmer que les heures sont correctes avant de préparer la paie. Un pointage validé ne sera plus modifié.

Invalider un pointage

Si un pointage a été validé par erreur :

1. Ouvrez le détail du pointage validé
2. Cliquez sur le bouton rouge “Invalider”
3. Confirmez l’action dans la fenêtre de confirmation
4. Le statut repasse à “En attente”

Attention

L’invalidation ne supprime pas le pointage. Elle retire simplement la validation pour que vous puissiez le re-vérifier.

Les fermetures automatiques

Quand un employé oublie de pointer sa sortie, le système peut fermer automatiquement le shift après une durée configurable (par défaut 12 heures).

Les pointages auto-fermés sont marqués avec un badge rouge “Auto-fermé”. Cela vous permet de les repérer facilement et de vérifier si l’heure de sortie est correcte.

Note

Vous pouvez configurer la durée maximale d’un shift et activer/désactiver la fermeture automatique dans les Paramètres de pointage (accessible depuis le module Paramètres).

L’onglet Pointages dans la fiche employé

Dans le module RH, chaque employé a un onglet Pointages qui affiche :

• Un sélecteur de mois avec navigation (flèches gauche/droite)
• Un bouton Export CSV pour télécharger les données
• 4 statistiques : nombre total, heures totales, jours travaillés, pointages validés
• Un tableau détaillé par mois avec : Date, Arrivée, Départ, Durée, Méthode, Photo, Validation

Vous pouvez valider ou invalider directement depuis ce tableau en cliquant sur l’icône de validation.

Exporter les pointages en CSV

1. Allez dans la fiche de l’employé, onglet Pointages
2. Sélectionnez le mois souhaité
3. Cliquez sur “Export CSV”
4. Le fichier est téléchargé avec les colonnes : Date, Arrivée, Départ, Durée, Méthode, Validé

Astuce

L’export CSV est idéal pour transmettre les heures à votre comptable ou votre logiciel de paie.

Les méthodes de pointage

Reconnaissance faciale

La méthode la plus rapide et la plus fiable.

1. L’employé s’approche de la tablette Capnio
2. La caméra reconnaît son visage automatiquement
3. Le pointage est enregistré avec une photo
4. L’employé voit la confirmation sur l’écran

Pour que cela fonctionne, l’employé doit avoir une photo dans sa fiche employé.

Astuce

La reconnaissance faciale fonctionne même si l’employé porte des lunettes ou a changé de coiffure. Le système s’adapte.

Code PIN

En cas de problème avec la reconnaissance faciale, l’employé utilise son code PIN.

1. L’employé accède au kiosque de pointage (tablette ou page web)
2. Il tape son code PIN à 4 chiffres
3. Après vérification, une photo peut être prise par la caméra
4. Il choisit ENTRÉE ou SORTIE
5. Le pointage est enregistré

Le code PIN est généré automatiquement lors de la création de la fiche employé.

Kiosque web

Le kiosque web est une page accessible depuis n’importe quel navigateur.

1. Accédez à la page de pointage de votre établissement
2. L’employé entre son code PIN à 4 chiffres
3. La caméra du navigateur s’active pour prendre une photo
4. L’employé clique sur ENTRÉE ou SORTIE
5. Le pointage est enregistré et confirmé

Note

Le kiosque web nécessite que le navigateur ait accès à la caméra. Si la caméra n’est pas disponible, le pointage fonctionne quand même, mais sans photo.

Paramètres de pointage

Les paramètres suivants sont configurables dans le module Paramètres :

Paramètre	Ce que ça fait
Durée maximale d’un shift	Au-delà de cette durée, le shift est fermé automatiquement
Auto-fermeture	Active/désactive la fermeture automatique des shifts
Rappels	Envoie des notifications push après 8h, 10h et 11h pour rappeler de pointer la sortie

Boutons et options

Bouton / Option	Ce que ça fait
Recherche	Filtre les pointages par nom d’employé
Filtres	Ouvre le panneau de filtres (employé, période, statut)
Voir détails	Ouvre le détail complet d’un pointage
Valider	Confirme un pointage (badge vert)
Invalider	Retire la validation d’un pointage
Export CSV	Télécharge les pointages en fichier CSV
Flèches mois	Navigue entre les mois dans la fiche employé

Exemples concrets

Exemple 1 : Vérifier les pointages de la semaine pour la paie

1. Ouvrez le module Pointages
2. Cliquez sur Filtres → sélectionnez la période de la semaine
3. Vérifiez chaque pointage et validez-les un par un
4. Allez dans la fiche de chaque employé, onglet Pointages
5. Exportez le CSV du mois pour votre comptable

Exemple 2 : Un pointage a été fermé automatiquement

1. Vous voyez un badge rouge “Auto-fermé” sur un pointage
2. Ouvrez le détail → vous voyez que l’employé a oublié de pointer sa sortie
3. L’heure de sortie a été fixée à l’heure d’arrivée + durée maximale
4. Contactez l’employé pour connaître l’heure réelle de départ

Exemple 3 : Vérifier la photo d’un pointage suspect

1. Ouvrez le détail du pointage
2. Regardez la photo prise lors du pointage
3. Si la photo ne correspond pas, invalidez le pointage
4. Ajoutez une note pour expliquer l’invalidation

Sur la tablette

Le pointage est la fonctionnalité principale de la tablette Capnio :

• Reconnaissance faciale : l’employé se présente devant la tablette et le pointage est automatique
• Code PIN : en backup, l’employé tape son code à 4 chiffres
• Historique : l’employé peut consulter ses propres pointages du mois depuis la tablette

Note

Les employés ne voient que leurs propres pointages sur la tablette. Ils ne peuvent pas voir les pointages des autres employés ni modifier les leurs.

Questions fréquentes

Un employé a oublié de pointer, comment faire ? Le système ferme automatiquement les shifts après la durée maximale configurée. L’heure de sortie sera estimée. Vous pouvez voir ces pointages grâce au badge “Auto-fermé”.

Le pointage par reconnaissance faciale est-il fiable ? Oui, le taux de reconnaissance est très élevé. Le système fonctionne même avec des changements mineurs (lunettes, barbe, coiffure). En cas de doute, l’employé peut toujours utiliser son code PIN.

Les pointages sont-ils conformes au droit du travail ? Oui, Capnio conserve un historique complet des pointages. Les validations et invalidations sont tracées.

Je peux voir les heures totales par employé sur un mois ? Oui, allez dans la fiche employé, onglet Pointages. Vous y trouverez le total d’heures, les jours travaillés et le nombre de pointages validés.

La tablette fonctionne sans Internet ? La tablette a besoin d’une connexion Internet pour synchroniser les pointages avec le serveur.

Quelle est la différence entre “Valider” et “Invalider” ? Valider confirme que les heures sont correctes. Invalider retire cette confirmation pour permettre une re-vérification. Aucune des deux actions ne supprime le pointage.

Astuce

Astuce

Configurez les rappels de pointage dans les paramètres. Le système enverra des notifications push aux employés qui sont encore pointés après 8h, 10h et 11h. C’est le meilleur moyen d’éviter les oublis de pointage de sortie.