Gestion RH

C’est quoi ?

Le module Gestion RH (Ressources Humaines) est l’endroit où vous gérez tout ce qui concerne la vie professionnelle de vos employés : les congés, les contrats, les sanctions, les incidents et les procédures officielles. C’est comme un bureau des ressources humaines, mais directement dans Capnio.

À quoi ça sert ?

Ce module vous permet de :

• Suivre les demandes de congés et les valider ou refuser
• Créer des procédures RH (avertissements, mises à pied, fin de contrat)
• Gérer les documents officiels (contrats, lettres de sanction, attestations)
• Enregistrer les incidents (retards, absences injustifiées, comportements)
• Suivre les workflows étape par étape pour chaque procédure
• Gérer les documents des employés (pièce d’identité, RIB, certificats médicaux)

Comment ça marche ?

Le tableau de bord RH

Quand vous ouvrez le module RH, vous voyez un tableau de bord qui résume tout :

• Le nombre de demandes de congés en attente
• Les procédures en cours (avertissement, disciplinaire, fin de contrat)
• Les workflows actifs et leur progression
• Les incidents récents (retards, absences)

Vous pouvez filtrer par employé, type, statut et date. Le tableau affiche tous les éléments triés par date, du plus récent au plus ancien. Vous pouvez aussi rechercher par nom d’employé ou par description.

Les demandes de congés

1. Un employé fait une demande de congé (depuis son app ou via le manager)
2. La demande apparaît dans le module RH avec les dates et le motif
3. Vous vérifiez le planning pour voir si c’est possible
4. Vous cliquez sur Accepter ou Refuser
5. L’employé reçoit une notification avec votre réponse

Astuce

Quand vous regardez une demande de congé, Capnio vous montre automatiquement le planning de la semaine concernée pour vous aider à décider.

Types de congés disponibles :

Type	Description
Congés payés	Congés annuels classiques
Maladie	Arrêt maladie
Personnel	Congé pour raison personnelle
Événement familial	Mariage, naissance, décès…
Sans solde	Congé non rémunéré
RTT	Réduction du temps de travail
Formation	Congé pour formation

L’employé peut aussi faire une demande de demi-journée (matin ou après-midi).

Les procédures RH (workflows)

Une procédure RH est une suite d’étapes à suivre quand il se passe quelque chose d’important. Capnio vous guide étape par étape pour ne rien oublier.

Création de contrat

1. Cliquez sur Nouvelle procédure puis Création de contrat
2. Sélectionnez l’employé concerné
3. Remplissez les informations du contrat (type, durée, salaire, poste)
4. Capnio génère un document de contrat au format PDF
5. Faites signer le contrat par l’employé
6. Uploadez le contrat signé dans la fiche
7. Marquez la procédure comme terminée

Procédure disciplinaire

1. Cliquez sur Nouvelle procédure puis Procédure disciplinaire
2. Sélectionnez l’employé concerné
3. Décrivez les faits reprochés (date, détails, témoins)
4. Choisissez le type de sanction (avertissement, mise à pied, licenciement)
5. Capnio génère la lettre officielle correspondante
6. Imprimez et remettez la lettre à l’employé
7. Uploadez la lettre signée avec accusé de réception
8. Marquez la procédure comme terminée

Demande de congé

1. La demande arrive automatiquement dans le module RH
2. Vérifiez le solde de congés de l’employé
3. Vérifiez le planning pour la période demandée
4. Acceptez ou refusez la demande
5. Si accepté, le planning est mis à jour automatiquement

Les documents employés

Chaque employé a un onglet Documents où vous pouvez stocker tous ses documents administratifs :

Type de document	Exemples
Pièce d’identité	Carte d’identité, passeport
Justificatif de domicile	Facture EDF, quittance de loyer
RIB	Coordonnées bancaires
Certificat médical	Visite médicale, aptitude
Certificat de formation	Diplômes, attestations
Contrat	Contrat de travail signé
Avenant	Modifications contractuelles

Attention

Les documents avec une date d’expiration affichent automatiquement un avertissement quand ils arrivent à échéance. Pensez à renseigner la date d’expiration lors de l’upload.

Les documents RH générés

Le module RH centralise aussi les documents officiels générés :

• Contrats de travail : générés automatiquement ou uploadés manuellement
• Lettres de sanction : avertissements, mises à pied
• Attestations : attestation d’emploi, certificat de travail
• Courriers divers : convocations, notifications

Chaque document est lié à l’employé concerné et à la procédure associée. Vous pouvez les retrouver facilement.

Le suivi des incidents

Quand un employé est en retard, absent sans prévenir ou fait quelque chose d’inhabituel, vous pouvez créer un incident :

1. Cliquez sur + Nouvel incident
2. Sélectionnez l’employé
3. Choisissez le type d’incident (retard, absence, comportement, autre)
4. Ajoutez une description et la date
5. Enregistrez

Les incidents sont liés à la fiche de l’employé. Si un employé cumule plusieurs incidents, BlueFOX peut vous recommander de lancer une procédure disciplinaire.

Note

Les incidents sont des notes internes. L’employé ne voit pas les incidents enregistrés, sauf si vous décidez de lancer une procédure officielle.

Les boutons et options

Bouton / Option	Ce que ça fait
Nouvelle procédure	Lance un nouveau workflow RH (contrat, discipline, congé)
+ Nouvel incident	Enregistre un incident pour un employé
Accepter / Refuser	Valide ou refuse une demande de congé
Générer le document	Crée automatiquement le PDF officiel
Marquer comme terminé	Clôture une procédure une fois toutes les étapes faites
Filtrer par statut	Affiche seulement les procédures en cours, terminées ou en attente
Rechercher	Cherchez par nom d’employé ou par description
Voir l’historique	Affiche toutes les procédures passées d’un employé

Exemples concrets

Exemple 1 : Un employé demande 2 semaines de congé en août

1. La demande apparaît dans votre tableau de bord RH avec le badge “En attente”
2. Vous cliquez dessus et voyez les dates (1er au 14 août)
3. Vous vérifiez que le planning est couvert par d’autres employés
4. Vous ajoutez une note “OK, planning couvert par Marie” et cliquez sur Accepter
5. L’employé reçoit la confirmation

Exemple 2 : Un employé arrive en retard 3 fois ce mois

1. Chaque retard est enregistré automatiquement via les pointages
2. Vous voyez les 3 incidents dans le tableau de bord RH
3. BlueFOX vous alerte : “3 retards ce mois pour cet employé”
4. Vous décidez de lancer une procédure d’avertissement
5. Capnio génère la lettre d’avertissement avec les dates des retards

Questions fréquentes

Les procédures respectent-elles le droit du travail français ? Les modèles de documents sont basés sur les pratiques courantes en France. Cependant, nous vous recommandons de vérifier avec votre avocat ou expert-comptable pour les cas complexes.

Un employé peut-il voir ses propres procédures ? L’employé reçoit les documents qui le concernent (contrat, lettre de sanction), mais il n’a pas accès au suivi interne de la procédure dans Capnio.

Que se passe-t-il si je refuse un congé ? L’employé reçoit une notification lui indiquant que sa demande a été refusée. Vous pouvez ajouter un commentaire pour expliquer la raison.

Je peux supprimer une procédure ? Vous pouvez annuler une procédure en cours, mais les procédures terminées restent dans l’historique pour garder une trace.

BlueFOX peut-il gérer les RH automatiquement ? BlueFOX peut vous alerter (par exemple “5 retards ce mois pour cet employé”) et vous recommander des actions, mais les décisions RH restent toujours les vôtres. BlueFOX ne lancera jamais une procédure disciplinaire tout seul.

Comment fonctionne la demande de congé côté employé ? L’employé utilise son portail pour créer une demande. Il choisit le type de congé, les dates, et peut ajouter un motif. La demande passe ensuite en statut “En attente” jusqu’à votre validation.

Astuce

Astuce

Utilisez les incidents pour garder une trace de tout, même les petites choses. Si un jour vous devez justifier une sanction, vous aurez un historique complet avec les dates. C’est beaucoup plus solide que de compter sur sa mémoire.