Fournisseurs

C’est quoi ?

La page Fournisseurs, c’est votre carnet d’adresses pour tous les gens qui vous vendent des produits. Que ce soit le boucher, le grossiste de légumes, le fournisseur d’emballages ou la société de produits d’entretien : tout le monde est listé ici avec ses coordonnées et ses prix.

À quoi ça sert ?

• Centraliser toutes les informations de vos fournisseurs au même endroit
• Comparer les prix d’un même produit chez différents fournisseurs
• Passer des commandes plus facilement (les produits et les prix sont pré-remplis)
• Garder les coordonnées (téléphone, email, adresse) toujours à portée de main
• Savoir quel fournisseur par défaut utiliser pour chaque produit

Comment ça marche ?

La liste des fournisseurs

Quand vous ouvrez la page, vous voyez un tableau avec tous vos fournisseurs. Pour chaque fournisseur, vous voyez :

• Le nom de la société
• Le contact principal (nom de la personne)
• Le téléphone
• L’email
• Le nombre de produits liés à ce fournisseur
• Le statut (actif ou archivé)

Vous pouvez chercher un fournisseur par son nom ou filtrer par statut.

Ajouter un fournisseur

1. Cliquez sur + Nouveau fournisseur

2. Remplissez les informations de base :

   • Nom de la société (obligatoire) : par exemple “Boucherie Dupont” ou “Metro”
   • Contact principal : le nom de la personne que vous appelez d’habitude
   • Téléphone : le numéro pour passer commande
   • Email : l’adresse pour envoyer les bons de commande
   • Adresse : l’adresse physique du fournisseur

3. Ajoutez des informations complémentaires (optionnel) :

   • Notes : des remarques utiles (“livre le mardi et jeudi”, “minimum de commande 100 euros”, etc.)
   • Numéro de compte client : votre référence chez ce fournisseur

4. Cliquez sur Enregistrer

Astuce

Ajoutez des notes sur les jours de livraison et les conditions de commande. C’est très pratique quand quelqu’un d’autre que vous doit passer commande.

La fiche d’un fournisseur

Quand vous cliquez sur un fournisseur, vous voyez sa fiche complète avec deux parties principales :

Informations

Toutes les coordonnées du fournisseur :

• Nom de la société
• Contact principal
• Téléphone et email
• Adresse
• Notes et remarques
• Numéro de compte client

Vous pouvez modifier ces informations à tout moment en cliquant sur Modifier.

Produits & Prix

C’est la liste de tous les produits que ce fournisseur vous vend, avec pour chaque produit :

• Le nom du produit
• La référence fournisseur : le code que le fournisseur utilise dans son propre catalogue
• Le prix unitaire : le prix auquel vous achetez ce produit chez ce fournisseur
• Le conditionnement : comment le produit est vendu (par carton de 6, par sac de 25 kg, à l’unité…)
• Fournisseur par défaut : une coche qui indique si ce fournisseur est le choix principal pour ce produit

Note

Quand un produit est lié à plusieurs fournisseurs, le fournisseur “par défaut” est celui qui sera automatiquement sélectionné quand vous créez une commande pour ce produit.

Lier un produit à un fournisseur

Pour dire à Capnio que tel fournisseur vend tel produit :

1. Ouvrez la fiche du fournisseur
2. Allez dans l’onglet Produits & Prix
3. Cliquez sur + Ajouter un produit
4. Sélectionnez le produit dans la liste
5. Entrez le prix unitaire chez ce fournisseur
6. Entrez la référence fournisseur (optionnel, mais utile pour les commandes)
7. Indiquez le conditionnement (optionnel)
8. Cochez Fournisseur par défaut si c’est votre fournisseur principal pour ce produit
9. Cliquez sur Enregistrer

Astuce

Vous pouvez aussi lier un fournisseur depuis la fiche produit, dans l’onglet “Fournisseurs”. C’est la même chose, mais dans l’autre sens.

Comparer les prix

Si un même produit est vendu par plusieurs fournisseurs, vous pouvez comparer les prix de deux manières :

• Depuis la fiche produit (onglet Fournisseurs) : vous voyez tous les fournisseurs et leur prix pour ce produit, côte à côte
• Depuis la fiche fournisseur (onglet Produits & Prix) : vous voyez tous les prix de ce fournisseur

Attention

Pensez à mettre à jour les prix quand votre fournisseur vous envoie un nouveau tarif. Des prix à jour permettent des calculs de coûts fiables dans les fiches techniques et les commandes.

Les boutons et options

Bouton	Ce qu’il fait
+ Nouveau fournisseur	Ajouter un nouveau fournisseur dans votre carnet
Rechercher	Chercher un fournisseur par nom
Modifier	Changer les informations d’un fournisseur
Archiver	Masquer un fournisseur que vous n’utilisez plus (sans le supprimer)
+ Ajouter un produit	Lier un nouveau produit à ce fournisseur avec son prix
Exporter	Télécharger la liste des fournisseurs en fichier Excel ou CSV

Questions fréquentes

Je peux avoir plusieurs fournisseurs pour le même produit ? Oui, c’est même recommandé. Par exemple, si vous achetez de la farine chez Fournisseur A et chez Fournisseur B, ajoutez les deux avec leur prix respectif. Vous pourrez ensuite choisir le moins cher quand vous commandez.

C’est quoi le “fournisseur par défaut” ? C’est le fournisseur qui sera automatiquement proposé quand vous créez une commande pour un produit. Si votre farine vient habituellement de Fournisseur A, mettez-le en fournisseur par défaut. Vous pourrez toujours changer au moment de la commande.

Comment supprimer un fournisseur ? Plutôt que supprimer, utilisez Archiver. Le fournisseur disparaît de la liste active mais reste dans l’historique des commandes passées. C’est important pour garder la trace de vos anciennes transactions.

Le fournisseur a changé ses prix, comment mettre à jour ? Allez dans la fiche du fournisseur, onglet Produits & Prix. Cliquez sur le prix que vous voulez modifier, changez-le et enregistrez. Les prochaines commandes utiliseront le nouveau prix.

Je peux envoyer une commande directement au fournisseur depuis Capnio ? Oui, quand vous créez une commande et que vous cliquez sur “Envoyer”, Capnio peut générer un bon de commande en PDF que vous envoyez par email au fournisseur.

Astuce

Une fois par trimestre, prenez 30 minutes pour comparer les prix de vos 10 produits les plus utilisés chez vos différents fournisseurs. Demandez des devis à un ou deux nouveaux fournisseurs pour ces produits. Parfois, changer un seul fournisseur sur un produit que vous achetez souvent peut vous faire économiser des centaines d’euros par mois.