Gestion des Employés

C’est quoi ?

Le module Gestion des Employés est l’endroit où vous retrouvez toutes les informations sur les personnes qui travaillent dans votre établissement. C’est comme un grand classeur avec une fiche pour chaque employé, mais en version numérique et beaucoup plus pratique.

À quoi ça sert ?

Ce module vous permet de :

• Voir la liste de tous vos employés en un coup d’oeil
• Chercher un employé par nom, poste ou statut
• Créer la fiche d’un nouvel employé
• Modifier les informations d’un employé existant
• Stocker les documents importants (contrats, pièces d’identité, diplômes)
• Lier un employé à la tablette pour le pointage par reconnaissance faciale

Comment ça marche ?

La liste des employés

Quand vous ouvrez le module, vous voyez la liste de tous vos employés sous forme de tableau ou de cartes. Pour chaque employé, vous voyez :

• Sa photo (si elle a été ajoutée)
• Son nom et prénom
• Son poste (cuisinier, serveur, manager…)
• Son statut (actif, en congé, inactif)

Vous pouvez chercher un employé avec la barre de recherche en haut, ou filtrer par poste, par statut, ou par date d’embauche.

La fiche employé

En cliquant sur un employé, vous ouvrez sa fiche détaillée. Elle contient :

• Informations personnelles : nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, email
• Informations professionnelles : poste, date d’embauche, type de contrat, salaire
• Photo : utilisée aussi pour la reconnaissance faciale sur la tablette
• Documents : contrats signés, pièces d’identité, diplômes, certificats
• Historique : pointages récents, congés pris, incidents

Créer un nouvel employé

1. Cliquez sur le bouton + Ajouter un employé
2. Remplissez les informations obligatoires : nom, prénom et email
3. Ajoutez les informations optionnelles : poste, téléphone, date d’embauche
4. Uploadez une photo si vous en avez une
5. Cliquez sur Enregistrer
6. L’employé reçoit un email d’invitation pour compléter son profil

Astuce

Si vous avez beaucoup d’employés à ajouter d’un coup, utilisez l’import CSV. Allez dans Paramètres puis Import de données pour télécharger un modèle et importer en masse.

Modifier un employé

1. Cliquez sur le nom de l’employé dans la liste
2. Cliquez sur le bouton Modifier
3. Changez les informations souhaitées
4. Cliquez sur Enregistrer

Les documents

Chaque fiche employé a un onglet Documents. Vous pouvez y stocker :

• Les contrats de travail (PDF)
• Les pièces d’identité
• Les diplômes et certifications
• Les arrêts maladie
• Tout autre document utile

Pour ajouter un document, cliquez sur + Ajouter un document, choisissez le fichier sur votre ordinateur, donnez-lui un nom, et enregistrez.

Intégration avec la tablette

La fiche employé est directement liée à la tablette Capnio installée dans votre établissement.

Reconnaissance faciale

Quand un employé a une photo dans sa fiche, il peut pointer sur la tablette par reconnaissance faciale. La tablette reconnaît son visage et enregistre automatiquement son arrivée ou départ.

1. Assurez-vous que l’employé a une photo dans sa fiche
2. Sur la tablette, l’employé se place devant la caméra
3. La tablette reconnaît son visage
4. Le pointage est enregistré automatiquement

Code PIN

Si la reconnaissance faciale ne marche pas (mauvais éclairage, masque…), l’employé peut aussi pointer avec un code PIN à 4 chiffres.

1. Dans la fiche employé, un code PIN est généré automatiquement
2. Communiquez ce code à l’employé
3. Sur la tablette, l’employé tape son code PIN
4. Le pointage est enregistré

Note

Pour que la reconnaissance faciale fonctionne bien, la photo doit montrer clairement le visage de l’employé, bien éclairé et de face.

Les boutons et options

Bouton / Option	Ce que ça fait
+ Ajouter un employé	Ouvre le formulaire de création
Modifier	Permet de changer les informations de la fiche
Supprimer	Désactive l’employé (les données sont conservées)
Barre de recherche	Cherche un employé par nom ou prénom
Filtres	Filtre la liste par poste, statut ou date
+ Ajouter un document	Upload un fichier dans la fiche employé
Exporter	Télécharge la liste des employés en fichier CSV ou PDF

Questions fréquentes

Si je supprime un employé, ses données sont perdues ? Non. Quand vous “supprimez” un employé, il passe en statut inactif. Ses données (pointages, contrats, historique) sont conservées. Vous pouvez le réactiver à tout moment.

Un employé peut modifier sa propre fiche ? Non, seul le manager peut modifier les fiches depuis l’interface d’administration. L’employé peut compléter certaines informations lors de sa première connexion.

Comment changer la photo d’un employé ? Ouvrez la fiche de l’employé, cliquez sur Modifier, puis cliquez sur la photo pour en uploader une nouvelle.

Je peux ajouter un employé sans email ? Non, l’email est obligatoire pour envoyer l’invitation. Mais après l’inscription, l’employé n’a plus besoin de son email pour pointer (il utilise la reconnaissance faciale ou le code PIN).

Combien d’employés je peux ajouter ? Il n’y a pas de limite technique. Vous pouvez ajouter autant d’employés que nécessaire selon votre abonnement.

Astuce

Astuce

Complétez les fiches de vos employés le plus possible dès le début. Plus la fiche est complète (photo, contrat, poste exact), plus Capnio et BlueFOX pourront vous aider efficacement. Par exemple, BlueFOX a besoin de la date de fin de contrat pour vous prévenir avant qu’il expire.