Commandes Fournisseurs

C’est quoi ?

La page Commandes, c’est l’endroit où vous préparez et envoyez vos commandes aux fournisseurs pour réapprovisionner votre stock. C’est comme un bon de commande, mais en version numérique : vous choisissez les produits, les quantités, le fournisseur, et vous envoyez le tout.

Capnio garde un historique de toutes vos commandes pour que vous puissiez les retrouver facilement.

À quoi ça sert ?

• Commander vos produits auprès de vos fournisseurs directement depuis Capnio
• Ne rien oublier grâce à la liste des produits en rupture ou en stock bas
• Suivre vos commandes du début à la fin (brouillon, envoyée, reçue)
• Mettre à jour le stock automatiquement quand vous recevez une livraison
• Garder un historique de tout ce que vous avez commandé, à qui et quand

Comment ça marche ?

La liste des commandes

Quand vous ouvrez la page, vous voyez un tableau avec toutes vos commandes. Pour chaque commande, vous voyez :

• Le numéro de commande (généré automatiquement)
• Le fournisseur
• La date de création
• Le statut : brouillon, envoyée, partiellement reçue, reçue
• Le montant total estimé
• Le nombre de produits

Vous pouvez filtrer les commandes par statut, par fournisseur ou par date.

Le cycle de vie d’une commande

Une commande passe par plusieurs étapes. C’est comme un parcours :

1. Brouillon

Quand vous créez une commande, elle commence en mode brouillon. C’est votre espace de travail :

• Vous pouvez ajouter et retirer des produits
• Vous pouvez changer les quantités
• Rien n’est envoyé au fournisseur, vous êtes tranquille

Le brouillon est affiché avec un badge gris.

2. Envoyée

Quand votre commande est prête, vous la passez en envoyée. Cela veut dire :

• Vous avez validé les produits et les quantités
• La commande est envoyée au fournisseur (par email ou manuellement)
• Vous attendez la livraison

La commande envoyée est affichée avec un badge bleu.

Note

Après avoir marqué une commande comme “envoyée”, vous ne pouvez plus modifier les produits. Si vous devez changer quelque chose, il faudra créer une nouvelle commande.

3. Reçue

Quand le fournisseur livre, vous passez la commande en reçue :

• Vous vérifiez que les quantités livrées correspondent à ce que vous aviez commandé
• Si tout est bon, vous validez la réception
• Le stock est mis à jour automatiquement dans Capnio
• Des mouvements d’entrée sont créés pour chaque produit

La commande reçue est affichée avec un badge vert.

Astuce

Si le fournisseur ne livre qu’une partie de la commande, vous pouvez faire une réception partielle. La commande reste en statut “partiellement reçue” (badge orange) jusqu’à ce que vous ayez tout reçu.

Créer une commande

1. Cliquez sur + Nouvelle commande

2. Choisissez le fournisseur dans la liste déroulante. Tous les fournisseurs que vous avez ajoutés dans Capnio apparaissent ici.

3. Ajoutez les produits que vous voulez commander :

   • Cliquez sur Ajouter un produit
   • Sélectionnez le produit dans la liste (seuls les produits liés à ce fournisseur sont proposés)
   • Entrez la quantité souhaitée
   • Le prix unitaire est pré-rempli depuis la fiche fournisseur
   • Répétez pour chaque produit

4. Vérifiez le récapitulatif : la liste de tous les produits, les quantités, les prix unitaires et le total estimé

5. Enregistrez la commande en brouillon (pour y revenir plus tard) ou envoyez-la directement

Astuce

Capnio vous suggère les produits en stock bas ou en rupture quand vous créez une commande. Utilisez cette suggestion pour ne rien oublier.

Réceptionner une commande

Quand le fournisseur vous livre, voici comment enregistrer la réception :

1. Ouvrez la commande concernée dans la liste
2. Cliquez sur Réceptionner
3. Pour chaque produit, vérifiez la quantité livrée :
   • Si elle correspond à la commande, ne changez rien
   • Si le fournisseur a livré moins (ou plus), modifiez la quantité reçue
4. Vous pouvez ajouter un numéro de lot et une date de péremption pour chaque produit (utile pour la traçabilité)
5. Cliquez sur Valider la réception

Le stock de chaque produit est alors augmenté automatiquement avec les quantités reçues, et les mouvements d’entrée sont créés dans l’historique.

Les boutons et options

Bouton	Ce qu’il fait
+ Nouvelle commande	Créer une nouvelle commande de réapprovisionnement
Filtres	Filtrer par statut (brouillon, envoyée, reçue), par fournisseur ou par date
Rechercher	Chercher une commande par numéro ou par fournisseur
Réceptionner	Enregistrer la réception d’une livraison et mettre à jour le stock
Dupliquer	Copier une ancienne commande pour en refaire une similaire rapidement
Exporter	Télécharger la commande en PDF (pour l’envoyer au fournisseur)
Supprimer	Supprimer une commande en brouillon (les commandes envoyées ou reçues ne peuvent pas être supprimées)

Questions fréquentes

Je peux commander chez plusieurs fournisseurs en même temps ? Chaque commande est liée à un seul fournisseur. Si vous devez commander chez 3 fournisseurs, créez 3 commandes séparées. C’est plus clair pour le suivi.

Comment le prix est calculé ? Le prix unitaire vient de la fiche produit-fournisseur (configurée dans le module Fournisseurs). Le total de la commande, c’est la somme de chaque ligne (quantité x prix unitaire).

Et si le fournisseur change ses prix ? Mettez à jour le prix dans la fiche du fournisseur (module Fournisseurs > onglet Produits). Les prochaines commandes utiliseront le nouveau prix. Les commandes déjà passées gardent l’ancien prix.

Le fournisseur a livré un produit que je n’avais pas commandé, comment faire ? Lors de la réception, vous ne pouvez réceptionner que les produits de la commande. Pour le produit supplémentaire, créez un mouvement d’entrée manuel dans le module Mouvements de Stock.

Je peux dupliquer une commande ? Oui, cliquez sur Dupliquer pour créer une nouvelle commande avec les mêmes produits et quantités. C’est pratique si vous commandez souvent les mêmes choses au même fournisseur.

Comment savoir quand commander ? Regardez les produits en stock bas sur le tableau de bord ou dans la liste des produits. Capnio peut aussi vous envoyer des notifications quand un produit descend en dessous de son seuil d’alerte.

Astuce

Créez une commande type pour chaque fournisseur avec les produits que vous commandez le plus souvent. Quand c’est le moment de passer commande, dupliquez cette commande type et ajustez les quantités. Vous gagnerez du temps chaque semaine.