Export Paie

C’est quoi ?

L’export paie, c’est un outil qui vous permet de récupérer les heures travaillées par chaque employé et de les envoyer à votre comptable pour préparer les fiches de paie.

C’est comme un relevé de notes pour le travail : il indique combien d’heures chaque personne a travaillé, les heures supplémentaires, les absences, etc. Votre comptable utilise ces données pour calculer les salaires.

À quoi ça sert ?

• Gagner du temps : plus besoin de compter les heures à la main
• Éviter les erreurs : les données viennent directement des pointages enregistrés
• Simplifier la paie : votre comptable reçoit un fichier prêt à l’emploi
• Garder une preuve : chaque export est archivé et horodaté

Comment ça marche ?

1. Allez dans le menu Équipe → Export Paie

2. Choisissez la période à exporter :

   • Sélectionnez le mois et l’année (par exemple : Janvier 2025)
   • Ou choisissez des dates personnalisées (du 15/01 au 14/02 par exemple)

3. Sélectionnez les employés :

   • Tous les employés (par défaut)
   • Ou cochez seulement ceux que vous voulez inclure

4. Choisissez le format du fichier : CSV (tableur pour logiciel de paie) ou PDF (document imprimable pour archivage)

5. Vérifiez le récapitulatif avant de télécharger :

   • Nombre d’employés inclus
   • Total des heures de la période
   • Alertes éventuelles (pointages manquants, heures anormales)

6. Cliquez sur Exporter pour télécharger le fichier

7. Envoyez le fichier à votre comptable par email ou déposez-le sur votre espace partagé

Caution

Avant d’exporter, vérifiez que tous les pointages du mois sont bien validés. Les pointages en attente de validation ne sont pas inclus dans l’export.

Les boutons et options

Bouton / Option	Ce que ça fait
Sélecteur de période	Choisir le mois ou les dates à exporter
Sélection d’employés	Cocher/décocher les employés à inclure
Format CSV	Exporter en fichier tableur
Format PDF	Exporter en document imprimable
Aperçu	Voir un résumé avant de télécharger
Exporter	Lancer le téléchargement du fichier
Historique des exports	Voir et re-télécharger les anciens exports

Ce que contient le fichier exporté

Pour chaque employé, le fichier contient :

Donnée	Exemple
Nom et prénom	Martin Dupont
Poste	Cuisinier
Heures travaillées	151h30
Heures supplémentaires	8h00
Heures de nuit	12h00
Jours d’absence	2 jours
Jours de congé	0 jour
Retards	1 (15 min)

Questions fréquentes

À quelle fréquence dois-je faire l’export ? En général, une fois par mois, avant la date limite de remise des éléments de paie à votre comptable (souvent le 5 ou le 10 du mois suivant).

Les heures supplémentaires sont-elles calculées automatiquement ? Oui. Capnio compare les heures pointées avec les heures prévues au planning. Tout dépassement est compté comme heures supplémentaires.

Je peux re-télécharger un ancien export ? Oui, dans l’onglet Historique des exports, vous retrouvez tous les fichiers déjà générés avec leur date.

Les pointages modifiés manuellement sont-ils inclus ? Oui, l’export prend en compte les pointages validés, qu’ils soient automatiques (tablette) ou corrigés manuellement par un manager.

Mon comptable utilise un logiciel spécifique, est-ce compatible ? Le format CSV est standard et compatible avec la plupart des logiciels de paie (Sage, Cegid, PayFit, etc.). Si votre comptable a besoin d’un format particulier, contactez le support Capnio.

Astuce

Créez un rappel mensuel dans votre agenda pour faire l’export paie le dernier jour du mois. Comme ça, votre comptable reçoit toujours les données à temps et vos employés sont payés sans retard.